Coordonnateur(trice) administratif(ve) / gestionnaire de formation

Sous la coordination du DTN adjoint directeur de l’INF et de la Manager de la formation, le ou la salarié(e) prend en charge la coordination administrative de l’INF, et la gestion administrative des cursus formations, notamment professionnelles, vos missions principales consistent à :

Assurer la coordination administrative et le reporting de l’INF (Institut National de Formation) :

• Assurer la coordination avec les acteurs internes et externes (interface administrative entre les coordonnateurs, les formateurs, les apprenants et les partenaires financeurs, structures d’alternance, etc.).

• Assurer la relation administrative avec les financeurs (OPCO, entreprises, CPF, etc.) et l’intégration des formations dans les catalogues des financeurs.

• Appuyer le directeur et la manager dans la mission de conformité réglementaire et qualité de l’INF (référencement et formalisation des documents nécessaires à la certification QUALIOPI, suivi administratif avec les DRAJES sur les formations professionnelles, etc.) et dans le suivi et le reporting de l’INF (préparation des statistiques, des éléments de langages, des rapports d’activité, etc.).

• Harmoniser le suivi administratif des formations de l’INF au sein du pool administratif de l’INF.

• Participer à l’amélioration continue et à l’organisation de l’INF (optimisation et formalisation des procédures administratives, harmonisation des outils de gestion, contribution à l’amélioration de l’expérience des apprenants, préparation des réunions d’équipe, etc.).

• Gestion de la communication interne/ externe des formations mises en place par la FFC (site internet INF et relations avec la direction de la communication).

• Veille et suivi des évolutions réglementaires sur le financement des formations.

• Saisie de données et suivi de tableaux financiers.

Assurer la gestion administrative de cursus de formations :

• Suivi analytique des budgets des formations.

• Suivi des commandes et des facturations via le logiciel CEGID.

Accompagner les apprenants :

• Ouvertures des campagnes d’inscriptions aux formations (mise en ligne des informations, gestion des plateformes d’inscriptions, envoi de convocations, suivi des paiements, etc.).

• Accompagnement et suivi des effectifs en formation (administratif, financier, etc.).

• Préparation des jurys via le logiciel de gestion de l’INF.

• Préparation des entrées en formation et procédure d’inscription des apprenants, suivi des apprenants et des structures d’alternance, gestion des documents contractuels (conventions, PIF, TEP, attestations, suivi des alternances, émargements, etc.) avec les apprenants, les tuteurs, les coordonnateurs pédagogiques et les structures d’alternance.

• Suivi des prises en charge financières des apprenants et suivi des rémunérations individuelles par les OPCO (AFDAS notamment) ou autres organismes financeurs.

• Suivi et contrôle des paiements des stagiaires.

• Accompagnement et suivi social des jeunes en insertion professionnelle.

• Suivi enquêtes insertion.

• Conseil en évolution professionnelle.

Appuyer les formateurs et coordonnateurs pédagogiques :

• Mise en forme et diffusion des calendriers et des informations en ligne sur le site Internet de la fédération. 

• Préparation des dossiers d’habilitation des formations.  

• Soutien administratif des sessions de formations.  

• Envoi et suivi d’inscriptions, convocations aux formations, gestion collective des conditions d’hébergement/ restauration des apprenants en formation présentielle. 

• Suivi des intervenants de formation (documents administratifs, devis, facturation).